3 autres bonnes raisons d’utiliser un logiciel de Feuille de Temps, considéré comme la pierre angulaire de leur entreprise de service par plusieurs dirigeants, au même titre que la paie, la comptabilité ou la gestion de projet.
Le suivi du temps vous permet de savoir si vos projets sont sur la bonne voie de respecter les budgets et les délais; bref, de savoir s’ils seront profitables ou déficitaires.
Un logiciel de Feuille de Temps vous permettra aussi d’améliorer d’autres plans de votre gestion.
Faciliter la Gestion des Dépenses de vos Projets
Le suivi du temps dans le cadre d’un projet, lorsqu’exécuté avec le bon outil, créera également un enregistrement de toutes les dépenses afférentes aux projets. Cela peut s’avérer très utile pour analyse ultérieure.
Certains logiciels évolués de feuilles de temps vous permettent en effet d’associer facilement les dépenses à des projets ou à des fiches de temps. Et si votre logiciel de feuille de temps est bien intégré à votre système de facturation, par exemple, alors vos dépenses seront associées automatiquement à vos factures.
Vous pourrez ainsi non seulement bien voir toutes les dépenses encourues dans le cadre d’un projet mais aussi vous assurer qu’elles ont toutes été facturées car tout au long du projet, l’ensemble des employés comptabilisent les dépenses et à la fin du mois un administrateur approuvera les dépenses avant de les facturer au client.
De plus, si des clients vous demandent à l’improviste des explications détaillées sur les dépenses associées à leurs projets, alors vous serez fort aise de leur présenter un rapport détaillé produit par votre logiciel de Feuille de Temps.
Un logiciel de Feuille de Temps permet de préserver les Relations Clients et faciliter la Gestion de crise
Le suivi du temps dans le cadre d’un projet, lorsque bien exécuté, vous permettra de créer également un enregistrement de toutes le heures et tâches exécutées; téléchargeable sous forme de rapports Excel ou CSV. Cela peut s’avérer très utile dans le cadre d’une revue de projet avec un client.
Le client est en droit de demander une explication détaillée de la raison pour laquelle un projet a dépassé l’échéancier et le budget. Tout client veut en avoir pour son argent.
Grâce à ces données, il sera beaucoup plus facile d’avoir des discussions saines avec vos clients car des métriques qui démontrent le temps alloué à la portée originale du projet et le temps alloué aux demandes de changement parlent d’elles-mêmes.
De plus, si vous travaillez dans un secteur susceptible d’être contrôlé, votre logiciel de feuille de temps constituera une sauvegarde essentielle du travail et des dépenses que vous aurez effectués. Si vous obtenez un contrat d’une instance gouvernementale, par exemple.
Améliorer vos processus de travail grâce à un logiciel de Feuille de Temps
Combien d’heures par jour passez-vous en réunion ?
Combien d’heures par jour consacrez-vous à des tâches administratives et de gestion ?
Sans données concrètes, il est difficile de se faire une idée précise de la productivité réelle de vos équipes, de vos employés… et de la vôtre !
Les gens sont presque toujours surpris par ce que leurs feuilles de temps leur révèlent réellement sur leurs habitudes de travail et celles de leurs ressources.
Sans surprise, ce sont les mauvais coups qui nous sautent aux yeux en premier : les erreurs de gestion, le manque de ressources, le « rework », les ressources qui doivent composer avec du multitasking trop important et, malheureusement aussi parfois, l’incompétence de certaines ressources, etc.
Cependant, puisque vous avez ces données en main, vous pouvez commencer à améliorer vos processus :
- Réduire le ratio de réunions / projet
- Réduire le nombre de participants / réunion
- Identifier les tâches qui génèrent des heures non facturables ?
- Identifier les tâches pour lesquelles chacun de vos employés est fort ou faible ?
- Identifier les processus qui dépassent systématiquement les heures estimées ?
- Calculer le temps consacré à des tâches administratives dont la valeur ajoutée peut être discutable
Toutes ces informations vont percoler jusqu’à la lumière avec un bon logiciel de feuille de temps et vous indiqueront la marche à suivre pour atteindre une productivité et une rentabilité accrues.
Le suivi du temps permettra tant aux gestionnaires qu’aux employés d’améliorer leur façon de travailler.
Conclusion
Le suivi du temps est indispensable pour faire la revue de projets (post mortem) avec les clients, améliorer la gestion des dépenses et la gestion des ressources et des processus, en général.
Finalement, dans certains cas, votre logiciel de feuille de temps sera la police d’assurance incontestable lors d’un processus de gestion de crise avec un client ou avec les dirigeants de l’organisation.
