Voici 5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de Feuilles de Temps; un outil indispensable pour toute entreprise de Services et que plusieurs gestionnaires expérimentés considèrent comme la pierre angulaire de leur entreprise.
C’est l’une des fonctions d’entreprise les plus importantes, aussi indispensable que la paie, la comptabilité ou la gestion de projet. Évidemment, si vous n’avez jamais fait de suivi du temps, ça peut vous étonner.
La raison en est que le suivi du temps est au cœur des opérations de l’entreprise de service. Non seulement, il vous permet de facturer mais il offre aussi une vue à vol d’oiseau de vos projets. Il vous permet de savoir si vos projets sont sur la bonne voie pour respecter les budgets et les délais et si votre équipe travaille à un rythme productif. Bref, le suivi du temps vous permet de savoir si vous êtes profitable ou si vous mangez vos bas.
Assurer une facturation profitable des clients
Le suivi du temps est essentiel pour toutes les entreprises de services.
Il est important de réellement suivre le temps que vos employés consacrent à vos projets. La marge est souvent mince entre un projet profitable et un projet déficitaire. Vous ne voulez pas sous-estimer le temps qu’il faut pour mener à bien un projet, ni surfacturer vos clients.
Certains outils de gestion du temps intègrent automatiquement les heures facturables à la facturation. Cela peut améliorer considérablement la facturation des clients et représenter un gain important pour le service comptable.
Assurer la rentabilité de vos projets
Chaque projet est composé d’un certain nombre d’heures et chaque heure représente un coût basé sur le tarif que vous payez vos employés pour exécuter ce travail. Pour que votre entreprise demeure profitable, vous devez déterminer vos coûts et calculer le nombre d’heures consacrées au projet. C’est là qu’intervient le suivi du temps.
Sans suivi du temps, de nombreuses entreprises ne réalisent pas que certains projets ne sont pas rentables.
Le suivi du temps vous permet de voir si vous êtes sur la bonne voie pour respecter le budget pendant que le projet est toujours en cours, ce qui vous donne la possibilité de parler à votre équipe et de corriger le tir avant que le projet ne déraille.
Vous comme moi le savez, il est souvent difficile de garder le cap et de s’en tenir à la portée initiale d’un projet. De bien suivre l’avancement du projet, permet de mieux gérer cette portée et d’accepter certains changements et d’en refuser d’autres.
Améliorer la tarification de vos services grâce aux Feuilles de Temps
Le suivi du temps vous permet de constituer une bibliothèque de projets antérieurs. Vous serez ainsi en mesure de savoir exactement combien de temps a duré chaque projet précédent et même certaines tâches précédentes et donc, son coût et sa marge de profit.
Ces informations sont essentielles pour affiner votre tarification. Vous saurez combien vous coûte la création ou la mise à jour d’une application, par exemple. Vous pourrez alors utiliser ces données comme référence pour un projet similaire.
Plus vous aurez de projets dans votre banque de projets, plus vous saurez établir des prix plus précis. C’est une puissante motivation à implanter un logiciel de Feuilles de Temps.
Améliorer la justesse des estimations
Cette même bibliothèque de projets vous permettra aussi de mieux estimer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. Il est essentiel d’établir des attentes réalistes dès le départ pour entretenir une bonne relation avec vos clients car personne n’apprécie les promesses en l’air… ni les délais.
De meilleures estimations du temps requis pour vos projets engendreront une meilleure planification et affectation de vos ressources à vos différents projets. Cela vous permettra d’éviter les problèmes de ressources au neutre ou encore le manque de ressources.
Améliorer la gestion des employés
Le suivi du temps vous donnera une idée précise de la productivité de vos équipes, de vos employés. Vous pourrez voir si certains individus, ou même des équipes entières, surperforment ou sous-performent et ajuster leur charge de travail en conséquence.
De même, certains employés ou équipes de travail peuvent utiliser le suivi du temps afin de repousser une surcharge de travail ou justifier une nouvelle embauche. L’objectivité de telles données permet d’élever la conversation à un niveau plus productif et appelle une meilleure réceptivité de la Direction.
Conclusion
Le suivi du temps vous permet de prendre des décisions éclairées sur la façon dont vous fixez vos tarifs, sur l’exécution de vos projets, sur la planification de vos ressources et sur votre gestion en général.
L’expérience nous a montré que dans la grande majorité des cas, la résistance à l’implantation d’une feuille de temps repose sur la peur du contrôle qui, habituellement, disparaît avec une communication claire et honnête.
