Comment favorisez l’adoption rapide et l’utilisation productive d’un outil de Suivi du Temps par vos employés ? Franchement, la question mérite d’être posée car la grande majorité des gens ont spontanément une attitude négative ou méfiante lorsqu’on leur parle de suivi du temps. Il serait donc de mise de faire preuve d’imagination et d’inventivité lorsque vous présenterez votre nouvel outil de feuille de temps afin de faciliter une transition en douceur.
L’introduction du suivi du temps à vos employés peut parfois s’avérer difficile. De nombreuses personnes sont réticentes à l’idée de faire le suivi de leur temps, soit parce qu’elles n’en voient pas la nécessité, soit parce qu’elles ont eu une mauvaise expérience dans le passé.
La façon dont vous présentez le suivi du temps à votre personnel peut faire une grande différence dans son utilisation effective. Il faut aussi expliquer pourquoi le suivi du temps est important pour l’entreprise. Mieux les employés comprendront l’impact de leur suivi du temps sur le succès de l’entreprise, plus ils adopteront l’outil de feuille de temps.
Communiquez la valeur du suivi du temps
La plupart des gens sont frustrés lorsqu’ils ont l’impression qu’on les oblige à faire quelque chose sans raison. Si vos employés doivent consacrer du temps à une nouvelle tâche, ils veulent savoir pourquoi. Autrement dit, la première et la plus importante étape pour obtenir l’adhésion de vos employés est : d’être franc sur les raisons pour lesquelles ils doivent pointer leur temps et sur ce que vous allez faire des données.
Soyez transparent sur les raisons pour lesquelles le suivi du temps est important
La plupart des employés souhaitent sincèrement la réussite de leur entreprise. Ils sont prêts à faire un effort supplémentaire pour y parvenir. Expliquez clairement en quoi le suivi du temps est la clé du succès de l’entreprise. Vous pouvez même leur montrer des exemples de rapports que vous allez créer à partir des données de leurs feuilles de temps.
Voici quelques raisons courantes pour lesquelles les entreprises font le suivi du temps, que vous pourriez partager avec vos employés :
– Suivi des heures facturables : si vous facturez à l’heure, montrez à vos employés comment les heures suivies seront intégrées aux factures et comment les revenus de l’entreprise dépendent du suivi des heures.
– Garder les projets sur la bonne voie : si vous utilisez le suivi du temps pour vous assurer que les projets respectent le budget, montrez aux employés les rapports que vous allez créer pour suivre l’avancement du projet.
– Faire de meilleures estimations : montrez aux employés comment le suivi du temps vous permettra de créer une bibliothèque de projets réalisés et comment cette information améliorera vos estimations et votre profitabilité.
– Si votre organisation fait des demandes en recherche et développement, la documentation de cette demande est fortement dépendante des notes et descriptions prises au jour le jour.
Soyez franc sur ce à quoi le suivi du temps ne sert pas
Le suivi du temps suscite beaucoup de craintes. Beaucoup de gens pensent que cela signifie que l’entreprise va surveiller tout ce qu’ils font. Rassurez les employés (et encouragez les à pointer leur temps) en étant clair sur ce qui ne va pas se passer.
Faites savoir à vos employés que vous n’utiliserez pas le suivi du temps pour les espionner. Précisez que la Feuille de Temps n’accomplit aucune surveillance.
Insistez sur le fait que l’exactitude des heures travaillées est la chose la plus importante et non pas le nombre d’heures par semaine. Faites leur savoir qu’il n’y aura pas de pénalité s’ils travaillent moins de quarante heures dans une semaine donnée. Sinon, vos employés risquent « d’inventer » ce qu’ils pensent que vous voulez voir.
Quand les feuilles de temps sont bien remplies, le mode de rémunération peut même être modifié pour avantager ceux qui ont un peu plus à cœur les livrables et le respect des échéanciers.
Conclusion
Il est essentiel que vos employés développent de bonnes habitudes en matière de feuilles de temps pour que vos données soient exactes et complètes. Si vous n’obtenez pas leur adhésion pour pointer leur temps de manière cohérente, les données de feuilles de temps seront incomplètes et / ou inexactes; cela limitera votre vision de l’état de vos projets et hypothéquera votre capacité à prendre des décisions éclairées.
Bref, lorsqu’il est question de votre outil de Feuille de Temps, l’adhésion de vos employés est indispensable.
