Utilisez vous une Feuille de Temps en entreprise ou pas ?
Il existe 2 philosophies de Gestion des Ressources dans les entreprises de Service; soit de gérer le temps des employés avec des Feuilles de Temps ou pas.
Le choix est clair pour certains types d’organisation qui facturent des heures à leurs clients tels les bureaux d’avocats et les consultants.
Cependant, dans plusieurs autres secteurs d’activités, telles les entreprises qui placent ou sous-traitent des ressources chez leurs clients; elles peuvent facturer à la semaine ou au mois pour le nombre total de ressources placées. On peut aussi imaginer le même cas pour des entreprises qui développent des logiciels qu’elles vendent sous licence; pour lesquelles le besoin de compiler les heures de leurs employés est moins criant.
Pourquoi compiler les heures travaillées sur une Feuille de Temps ?
Il existe un aspect non négligeable derrière ce choix de gestion; à savoir, que la gestion de la performance requiert implicitement de mesurer un ratio livrable / heure. En un sens, le gestionnaire veut pouvoir mesurer le temps utilisé par ses équipes (et donc la rentabilité) pour des tâches spécifiques, des livrables, des projets, etc.
D’autre part, soulignons que la compilation des heures travaillées n’est pas en soi une mesure coercitive; si le temps est compilé, alors l’employé et l’employeur peuvent s’entendre clairement sur la rémunération du temps supplémentaire.
Rappelons les rumeurs à l’effet que la philosophie de certaines grandes entreprises techno de ne pas pointer les heures des employés sous prétexte d’horaires flexibles donne aussi parfois lieu à l’appel de quarts de travail qui s’étirent et s’étirent et s’étirent jusque tard la nuit et les weekends. Enfin…
Gestion de Projets
À notre avis, ceux qui pensent utiliser les Feuilles de Temps afin de contrôler leurs employés font fausse route.
Notre philosophie, c’est que les feuilles de temps sont un pilier de rentabilité des Projets de tout acabit. Les feuilles de temps vous permettent de connaître de façon précise les coûts de vos projets par rapport aux prévisions et donc, leur profitabilité.
De même, si vous suivez vos feuilles de temps de manière assidue ou à l’aide d’un logiciel d’intelligence d’affaires, vous serez en mesure d’identifier certaines métriques de performance et de définir des seuils de criticité.
Pa exemple, avec les Feuilles de Temps, vous pouvez comparer les heures travaillées avec les heures prévues au Projet et être au fait immédiatement des problèmes et des dérives en cours ou à venir. Bref, vous pourrez prévenir la tempête… et vous épargnez des discussions pénibles avec vos Clients.
A-t-on besoin de rappeler les innombrables histoires d’horreur de projets gouvernementaux, de projets de construction, d’implantations de logiciels, etc. Nul doute que la connaissance de métriques appropriées aurait permis de sauver la mise avant qu’il y ait péril en la demeure dans nombre de cas !
En un mot, la feuille de Temps est définitivement la meilleure amie du Gestionnaire, des Employés… et du Client.
Bénéfice d’une Feuille de Temps pour le Client
Le bonheur des Feuilles de Temps pour le Client, c’est aussi de connaître le nombre d’heures précises consacrées à chaque projet ou service qu’il a acheté; ainsi, le Client est en mesure de calculer son coût de revient pour un projet ou un service et conséquemment, de prendre de meilleures décisions d’investissements et de fournisseurs.
Tout client devrait exiger que ses fournisseurs utilisent des Feuilles de Temps tant pour le suivi des Projets que pour la Facturation.
Tout le monde y gagnerait, à notre avis.
Avez-vous déjà envisagé d’utiliser des feuilles de temps dans un environnement de télétravail ou si vous embauchiez des ressources externes ?
Et maintenant, imaginez que vous ayez à portée de main un tel logiciel de gestion des feuilles de temps et des dépenses pour vous aider à mieux gérer vos employés dans n’importe quel contexte ou à mieux gérer vos ressources externes ?
Matière à réflexion.
