Le logiciel de Feuilles de Temps est le pilier d’une Facturation profitable de leurs Projets selon plusieurs gestionnaires d’expérience.
Plus encore, plusieurs gestionnaires d’expérience vous diront que le suivi du temps est la pierre angulaire de leur entreprise. Plus encore, certains gestionnaires considèrent le suivi du temps comme la fonction d’entreprise la plus importante car c’est grâce à leur logiciel de Feuilles de Temps qu’ils exécutent toute leur facturation.
Tirez profit de votre logiciel de Feuilles de Temps, pilier d’une facturation profitable de vos Projets
La fine ligne entre facturation profitable et facturation déficiente
Malheureusement, plusieurs entreprises utilisent encore des outils inadéquats sinon carrément des fichiers Excel pour effecteur le suivi du temps de leurs employés.
Cependant, le processus manuel d’une facturation à partir d’un fichier Excel de fiches de temps est un processus non performant et propice aux erreurs de toutes sortes pour plusieurs raisons :
- périlleux exercice de copier et coller entre différents systèmes ou fichiers pour générer une facture
- association des dépenses aux feuilles de temps très souvent manquante
- peu ou pas de suivi des relations avec les clients parce que vous n’avez pas colligé les données non structurées relatives aux tâches et aux projets.
- Excel est un outil merveilleux, mais il pose encore un problème lorsqu’il s’agit de gérer des données historiques
Assurez une facturation profitable des projets et des clients
Si vous facturez vos clients à l’heure, le suivi du temps est essentiel.
Il est important de réellement suivre le temps que vos employés consacrent à vos projets. La marge d’erreur est souvent très mince entre un projet profitable et un projet déficitaire. Vous ne voulez pas sous-estimer le temps qu’il faut pour mener à bien un projet, ni surfacturer vos clients.
Certains outils de gestion du temps intègrent automatiquement le temps travaillé et facturable à la facturation. Cela peut s’avérer un gain de temps appréciable et grandement faciliter le processus de facturation pour le département de comptabilité.
Faciliter la Gestion des Dépenses de vos Projets
Le suivi du temps dans le cadre d’un projet, lorsqu’exécuté avec le bon outil, créera également un enregistrement de toutes les dépenses afférentes aux projets. Un logiciel évolué de feuilles de temps vous permettra en effet d’associer facilement les dépenses à des projets ou à des tâches.
De plus, si votre logiciel de feuilles de temps est bien intégré à votre système de facturation, par exemple, alors vos dépenses pourront être exportées facilement vers votre logiciel de facturation. Vous pourrez ainsi non seulement voir toutes les dépenses encourues dans le cadre d’un projet mais aussi vous assurer qu’elles ont toutes été facturées.
Tout gestionnaire saura apprécier un logiciel dédié à la Gestion des Dépenses. Un tel logiciel devrait lui permettre d’associer automatiquement toute dépense effectuée dans le cadre d’un Projet (déplacement, location, équipement, per diem, etc.) audit Projet ou, encore mieux, à une feuille de temps spécifique d’un Projet. C’est le genre d’outil qui vous évitera de nombreuses discussions houleuses avec vos Clients et vous permettra de sauver une Relation Client de temps à autre !
Ainsi, si un client vous demande à l’improviste des explications détaillées sur les dépenses associées à un projet, vous serez en mesure de justifier chaque dépense encourue.
Une combinaison gagnante pour le Gestionnaire… et l’entreprise
Si votre logiciel de Feuille de Temps est bien intégré à vos opérations; s’il permet l’intégration directe du temps et des dépenses et leur exportation vers votre logiciel de facturation; alors vos gestionnaires seront en mesure de constater rapidement si un projet est profitable ou déficitaire.
Pour le gestionnaire, la mélodie du bonheur consiste à pourvoir comptabiliser facilement les heures travaillées plus les dépenses encourues de chaque projet et de pouvoir facturer le tout facilement et rapidement.
En résumé, voici ce que nous considérons comme la combinaison gagnante d’outils logiciels pour le Gestionnaire de l’entreprise de Services :
Feuille de Temps + Gestion des Dépenses + Facturation
En fait, dans la trilogie du gestionnaire (Planifier – Gérer – Facturer), il n’y manquerait qu’un outil de Planification des Ressources et des Projets. Et pour notre plus grand bonheur, une telle suite intégrée d’outils logiciels existe; elle s’appelle eMalaya.
Feuille de Temps + Gestion des Dépenses + Facturation + Planification des Ressources & des Projets
Conclusion
Bref, les logiciels de Feuille de Temps ne sont pas tous égaux ! Donc, avant de faire l’achat d’un simple outil de Feuille de Temps, faites une évaluation rigoureuse de vos besoins car une suite intégrée des bons logiciels vous procurera des gains plus qu’appréciables en termes de productivité et de profitabilité.
